Data Scanning A/S | Læs Ind Service

Fakturabehandling

Ved indsendelse af fakturaer til Læs Ind Service bliver dine fysiske fakturaer til din offentlige kunde konverteret fra papir til en elektronisk faktura. Din offentlige kunde har herefter mulighed for at behandle fakturaen fuldt elektronisk idet de modtager et elektronisk billede af den fremsendte faktura samt udvalgte informationer allerede er registreret.

Behandlingstiden hos ISS er 5 arbejdsdage fra den modtages. Fakturaer, der ikke kan behandles f.eks. grundet manglende eller forkert CVR eller EAN nummer samt regnefejl på fakturaen, vil blive returneret inden for 8 arbejdsdage.

ISS DOCUMENT A/S sørger for, at fakturaerne der er indsendt bliver klargjort, scannet, tolket samt manuelt og maskinelt kontrolleret, og at de udvalgte informationer fra fakturaen registreres så den offentlige kunde ikke selv skal registrere disse. Det er ikke ISS Document A/S der står for betalingen af den fremsendte faktura og evt. henvendelse vedr. betalingen skal derfor ske direkte til din kunde.

For at fakturaen kan sendes videre til den offentlige kunde skal hver enkelt faktura være påført et EAN nummer, der tilhøre den offentlige kunde. Har du ikke fået et EAN nummer fra din offentlige kunde skal du have fat i dette inden du fremsender fakturaen til Læs Ind Service. Kopi af fakturaen der modtages uden EAN nummer vil blive returneret. Der opkræves et gebyr for at sende fakturaen tilbage i henhold til gældende prisliste. Det er ikke ISS´s ansvar såfremt det af den offentlige myndighed oplyste EAN nummer ikke er korrekt eller ikke er aktivt og fakturaen af denne grund bliver returneret.

Fakturaer uden afsenders CVR nummer kan ikke behandles. Er der ikke noget CVR nummeret på den modtagne faktura vil ISS forsøge at finde CVR nummeret ved CVR opslag med baggrund i de øvrige oplysninger på fakturaen. Der opkræves et gebyr for opslag af CVR nummer i henhold til gældende prisliste. Kan der ved opslag findes et CVR nummer tilhørende afsender på fakturaen vil dette udelukkende blive brugt i forbindelse med faktureringen af Læs Ind ydelsen. Fakturaen vil blive sendt videre til den offentlige kunde uden CVR nummer idet kun på fakturaen påførte oplysninger vil blive registreret og leveret videre til den offentlige kunde. Er det ikke muligt at finde afsenders CVR nummer efter at oplysningen er forsøgt fremfundet vil fakturaen ikke blive behandlet og der vil ikke ske nogen advisering til afsender.

Du skal ligeledes være opmærksom på følgende:

Du skal kun indsende ét eksemplar af hver faktura. Hvis du sender flere eksemplarer ind af den samme faktura, vil fakturaerne blive behandlet begge gange.
Vedlagte girokort registreres. Vær opmærksom på at girokort ikke kan bruges til flere fakturaer, der skal være et girokort pr. faktura.
Undgå at indsende følgeskrivelser sammen med fakturaerne. Alle relevante oplysninger skal fremgå af hver enkelt faktura.
Der kan indsendes flere fakturaer i samme kuvert – også selvom fakturaerne er til forskellige myndigheder. For at holde fakturaerne korrekt adskilt fra hinanden skal sammenhængende fakturaer inkl. bilag holdes sammen med papirklips. Fakturaerne må ikke være hæftet sammen med hæftemaskine.
Scanningen bliver foretaget i sort/hvid kvalitet. Derfor kan farvetryk og baggrundsfarve f.eks. grå, virke forstyrrende på kvaliteten af det elektroniske billede, når fakturaen modtages hos din offentlige kunde. Det samme gør sig gældende for fakturaer trykt med svagt tryk. Det bedste scanningsresultat opnås ved almindelig sort skrift trykt på hvidt papir.
Undgå brugen af stempler på fakturaen.
Fremsendte fakturaer uanset hvordan de er fremsendt kan ikke tilbagekaldes. Såfremt du ved en fejl har fremsendt en faktura skal du kontakte din offentlige kunde.

Registreres fra fakturaen

Følgende oplysninger registreres fra fakturaen:

Myndighedens EAN nummer
Ordre- eller rekvisitionsnummer
Person- eller anden reference
Myndighedens kontostreng
Fakturanummer
Fakturatype
Regningsudsteders CVR/SE nummer
Betalingsdato
Fakturadato
Valutakode
Fakturatotal
Moms
Betalingsinformation fra OCR linie
Bankkontonummer
Fordring

I det følgende kan du læse mere om den enkelte information der registreres fra de modtagne fakturaer såfremt informationen findes på den indsendte faktura.

Myndighedens EAN-nummer:

Søgeord: Eksempelvis ”EAN nummer”
Bemærk: Uden EAN nummer kan fakturaen ikke leveres videre til den offentlige myndighed. EAN nummeret består af 13 numeriske cifre startende med 579. EAN nummeret skal skrives i en uafbrudt rækkefølge uden brug af komma, punktum, bindestreg eller lignende. Hvis du ikke har fået oplyst din offentlige kundes EAN nummer skal du kontakte din offentlige kunde.

Ordre- eller rekvisitionsnummer:

Søgeord: Eksempelvis ”Deres rekvisitionsnr.”, ”Købsordrenr.” eller ”Deres ordrenummer”
Bemærk: For at kunne adskille, om der er tale om myndighedens ordrenummer eller leverandørens ordrenummer, er det vigtigt, at du ud for myndighedens ordrenummer altid markerer, at der er tale om netop myndighedens ordrenummer. Dette kan med fordel gøres ved at benytte et af ovenstående søgeord.

Person- eller anden reference:

Søgeord: Eksempelvis ”Deres ref.”
Bemærk: For at kunne adskille, om der er tale om myndighedens eller leverandørens reference, er det vigtigt, at du ud for myndighedens reference altid markerer, at der er tale om netop myndighedens referencenummer. Dette kan med fordel gøres ved at benytte et af ovenstående søgeord. Der søges IKKE efter ordene ”Attention”, ”Att.”.

Myndighedens kontostreng:

Søgeord: Eksempelvis ”Myndighedens kontostreng”.
Bemærk: ”myndighedens kontonummer” som søgeord vil ikke blive registeret.

Fakturanummer:

Søgeord: Eksempelvis ”Fakturanr.” eller ”Kreditnotanr.”
Bemærk: Selve fakturanummeret kan med fordel stå uden brug af mellemrum, komma mv. Dette gælder også, hvis fakturanummeret består af både bogstaver og tal.

Fakturatype:

Søgeord: ”Kreditnota” eller ”faktura”
Bemærk: Angives klart og tydeligt på regningen. Undgå at skrive både – (minus) og kreditnota på den samme faktura da dette i økonomi systemer kan blive opfattet som værende en faktura med positivt beløb.

Regningsafsenders CVR/SE nr.:

Søgeord: Eksempelvis ”CVR nr.” eller ”SE nr.”.
Bemærk: Skriv kun dit eget CVR nummer og undgå at skrive modtages CVR nummer på fakturaen. Har din virksomhed flere SE/CVR numre bør kun det ene nummer fremgå for at sikre at det er det rigtige der bliver registreret.

Betalingsdato:

Søgeord: Eksempelvis ”Betalingsdato” eller ”Betales senest”.
Bemærk: Datoen bør være skrevet fuldt ud med angivelse af dag, måned og år. Datoformatet kan med fordel angives på følgende måder: ”åååå-mm-dd”, ”åååå.mm.dd”, ”dd-mm-åååå”, ”dd.mm.åååå”. Disse datoformater sikrer den største præcision i registreringen. Datoformater, hvor månedens navn er angivet med tekst, kan således med fordel undgås. En betalingsdato angivet som en regel – eksempelvis: ”løbende måned + 14 dage” vil ikke blive registreret og videresendt som datafelt til myndigheden. Du kan derfor risikere, at kunden ikke får betalt rettidigt. Derfor er det en fordel for dig at skrive selve datoen på regningen.

Fakturadato:

Søgeord: Eksempelvis ”Fakturadato” eller ”Kreditnotadato”.
Bemærk: Se i øvrigt bemærkning under punktet Betalingsdato ovenfor.

Valutakode:

Søgeord: Eksempelvis ”DKK” eller ”EUR”
Bemærk: Valutakode forskellig fra DKK bør angives i forbindelse med fakturatotalen.

Fakturatotal:

Søgeord: Eksempelvis ”Total beløb” eller ”I alt”
Bemærk: Ovenstående søgeord eller lignende ord bør kun fremgå én gang på regningen, for at sikre at det er det rigtige beløb der bliver registreret.

Moms:

Søgeord: Eksempelvis ”moms”
Bemærk: Ovenstående søgeord eller lignende ord bør kun fremgå én gang på regningen, for at sikre at det er det rigtige beløb der bliver registreret.

Betalingsinformation fra OCR-linie:

OCR-linien har en opbygning, som gør, at vi uden brug af søgeord kan afløfte indbetalingskortets OCR-linie. OCR-linjen behøver derfor ikke være forsynet med yderligere tekst.

Bankkontonummer:

Bankoplysninger bestå af 2 oplysninger som er reg.nummer og kontonummer. Oplysninger skal derfor stå angivet med begge søgeord for at sikre en optimal registrering af informationen.
Søgeord: Eksempelvis ”reg. nummer” og ”kontonummer”
Bemærk: Kontonummeret registreres kun i de tilfælde hvor der ikke er nogen OCR linie på fakturaen.

Fordring:

Er der sket fordring på fakturaen skal dette være klart angivet sammen med de betalingsoplysninger der skal benyttes. Selve bankkontonummeret skal fremgå i sammenhæng med denne tekst om at der er sket overdragelse af fordringen.